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Personalbeschaffung: 10 Wege im ehrlichen Vergleich
Personalbeschaffung im Mittelstand: zehn interne und externe Wege mit Kosten, Tempo und Eignung im Vergleich – von Empfehlung bis Personalvermittlung.
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Eine unbesetzte Stelle ist selten ein Problem fehlender Menschen. Meist ist es ein Problem des falschen Weges: Die Spezialistin wird über eine Jobbörse gesucht, auf der sie nie nachschaut. Die fünfte Verkäuferin des Jahres wird einzeln über einen Vermittler eingekauft. Der Betrieb wartet auf Bewerbungen, obwohl seine Zielgruppe gar nicht aktiv sucht.
Dieser Beitrag ordnet die zehn wichtigsten Wege der Personalbeschaffung ein – mit Kosten, Tempo und der Frage, für welche Stelle sie taugen. Ohne einen Weg schlechtzureden: Jeder hat seinen Platz.
Was ist Personalbeschaffung?
Personalbeschaffung bezeichnet alle Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen seinen Bedarf an Mitarbeitern deckt – in der richtigen Zahl, mit der richtigen Qualifikation, zum richtigen Zeitpunkt. Im Alltag sagt man dazu auch Personalgewinnung oder Recruiting.
Unterschieden wird zwischen zwei Richtungen:
- Interne Personalbeschaffung: Die Stelle wird mit jemandem besetzt, der schon im Betrieb arbeitet – durch Versetzung, Beförderung, Weiterbildung, Aufstockung von Teilzeit oder die Übernahme von Auszubildenden.
- Externe Personalbeschaffung: Die Stelle wird mit jemandem von außen besetzt – über eigene Kanäle oder über Dienstleister.
Die interne Suche ist schnell und günstig, verschiebt die Lücke aber häufig nur an eine andere Stelle. Spätestens dann führt der Weg nach draußen.
Die zehn Wege im Überblick
| Weg | Kosten | Tempo | Passt für |
|---|---|---|---|
| Mitarbeiterempfehlungen | Prämie je Einstellung | mittel | fast jede Stelle, als Grundrauschen |
| Karriereseite und Jobbörsen | Anzeigenpreise, eigene Zeit | mittel | Stellen, nach denen aktiv gesucht wird |
| Social Recruiting | Betreuung plus Werbebudget | schnell nach dem Aufbau | wiederkehrender Bedarf in der Region |
| Personalvermittlung | Honorar bei Einstellung | schnell | einzelne Fachkraftstellen, wenig eigene Zeit |
| Headhunter | Grundgebühr plus Erfolgshonorar | mittel bis langsam | Führungs- und Schlüsselpositionen |
| Active Sourcing | eigene Zeit oder Dienstleister | mittel | Spezialisten mit Online-Profil |
| Zeitarbeit | Stundensatz je Einsatzstunde | sehr schnell | Auftragsspitzen, Vertretungen |
| Agentur für Arbeit | kostenfrei | unterschiedlich | Helfer, Quereinsteiger, geförderte Einstellungen |
| Ausbildung und Nachwuchs | Ausbildungskosten, Zeit | langsam, dafür planbar | langfristiger Fachkräftebedarf |
| Fachkräfte aus dem Ausland | Vermittlung, Anerkennung, Einarbeitung | langsam | Engpassberufe ohne regionalen Markt |
1. Mitarbeiterempfehlungen und persönliches Netzwerk
Der älteste Weg ist bis heute einer der wirksamsten. Nach der Stellenerhebung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) kommt in Deutschland rund jede dritte Neueinstellung über persönliche Kontakte zustande, in kleinen Betrieben fast jede zweite.
Empfohlene Bewerber wissen meist, worauf sie sich einlassen, und bleiben häufiger. Der Haken: Empfehlungen lassen sich nicht hochdrehen, wenn drei Stellen gleichzeitig offen sind. Ein Empfehlungsprogramm mit klarer Prämie und einem einfachen Weg, jemanden vorzuschlagen, macht aus dem Zufall zumindest eine Gewohnheit.
2. Karriereseite, Stellenanzeigen und Jobbörsen
Die eigene Karriereseite ist die Basis aller weiteren Wege: Fast jeder Bewerber sieht sie sich an, bevor er sich meldet – egal, woher er kommt. Dazu kommen Stellenanzeigen in Jobbörsen und die Stellensuche bei Google, in der gut strukturierte Anzeigen kostenlos erscheinen. Wie eine Seite aussieht, die nach dem Klick überzeugt, zeigt unser Leitfaden zum Thema Karriereseite erstellen.
Dieser Weg erreicht Menschen, die aktiv suchen. Das ist seine Stärke und zugleich seine Grenze: In vielen gewerblichen und medizinischen Berufen sucht nur ein kleiner Teil der Fachkräfte aktiv.
3. Social Recruiting und Performance Recruiting
Hier kommt die Stelle zu den Menschen statt umgekehrt: Anzeigen auf Facebook, Instagram, TikTok oder bei Google erreichen auch Fachkräfte, die einen Job haben und nur wechseln würden, wenn das Angebot stimmt. Entscheidend ist, was nach dem Klick passiert – eine kurze Bewerbung vom Handy aus, eine schnelle Rückmeldung und ein sauberes Bewerbermanagement.
Unternehmen bauen das selbst auf oder beauftragen eine Social Recruiting Agentur. In diesem Feld arbeitet auch GDC: Wir bauen und betreiben für inhabergeführte Betriebe ein Recruiting-System aus Arbeitgebermarke, Medienproduktion, Karriereseite, Kampagnen und schneller Bewerbungsstrecke. Der Aufbau kostet am Anfang Zeit und Geld. Dafür bleiben Kanal, Daten und Sichtbarkeit beim Betrieb, und jede weitere Stelle wird günstiger. Für eine einzelne Stelle, die nie wieder besetzt werden muss, ist das zu viel Aufwand.
4. Personalvermittlung
Eine Personalvermittlung sucht im Auftrag des Betriebs nach passenden Kandidaten, führt Vorgespräche und stellt eine Auswahl vor – meist als kurzes Profil. Der Betrieb entscheidet, wen er kennenlernen will. Kommt ein Arbeitsvertrag zustande, wird ein Honorar fällig; marktüblich sind etwa 20 bis 30 Prozent des ersten Bruttojahresgehalts. Der neue Mitarbeiter ist von Anfang an direkt beim Betrieb angestellt.
Der Ablauf in der Praxis:
- Der Betrieb beschreibt Stelle, Team, Arbeitszeiten und Gehaltsrahmen.
- Der Vermittler spricht Kandidaten an und klärt Qualifikation, Wechselgrund und Vorstellungen.
- Der Betrieb erhält Profile, oft zunächst ohne Namen.
- Nach Zustimmung beider Seiten folgt das Kennenlernen, danach die Entscheidung.
- Das Honorar fällt erst bei Einstellung an. Viele Verträge sehen eine Nachbesetzung vor, wenn das Arbeitsverhältnis früh endet.
Neben den klassischen Häusern gibt es inzwischen Vermittlungsdienste, die von der Kandidatenseite her gebaut sind – zum Beispiel 30-sek-bewerbung.de, einen kostenlosen Vermittlungsservice für Fachkräfte, bei dem man ohne Lebenslauf startet. Wechselwillige Fachkräfte aus Handwerk, Zahnarztpraxis, Pflege, Büro und Logistik nennen dort in 30 Sekunden ihre Wünsche. Nach einem kurzen Gespräch werden ihnen passende Betriebe vorgestellt, und ihr Name wird erst weitergegeben, wenn sie einem konkreten Betrieb zugestimmt haben. Für Betriebe heißt das: Sie erreichen auch Menschen, die aus Rücksicht auf ihren aktuellen Arbeitgeber nie eine offene Bewerbung schreiben würden.
Die Personalvermittlung ist stark, wenn es schnell gehen muss, intern niemand Zeit hat oder die Suche diskret bleiben soll. Wer dieselbe Rolle mehrfach im Jahr besetzt, sollte die Honorare zusammenrechnen und gegen einen eigenen Kanal stellen.
5. Headhunter und Executive Search
Headhunter sprechen gezielt einzelne Personen an, die bereits in Verantwortung stehen. Die Suche ist aufwendig und wird meist mit einer Grundgebühr plus Erfolgshonorar vergütet. Das lohnt sich für Geschäftsführung, Bereichsleitung und Schlüsselpositionen, bei denen eine Fehlbesetzung teurer wäre als jedes Honorar. Für Fachkräfte im Tagesgeschäft ist der Weg in der Regel überdimensioniert.
6. Active Sourcing
Beim Active Sourcing durchsucht der Betrieb selbst oder ein Dienstleister Netzwerke wie LinkedIn und XING und schreibt passende Personen direkt an. Das funktioniert gut bei Berufen mit gepflegten Online-Profilen – Ingenieure, IT, Vertrieb, kaufmännische Spezialisten. Bei Monteuren, Pflegekräften oder Verkaufspersonal läuft es meist ins Leere, weil diese Gruppen dort kaum vertreten sind.
7. Zeitarbeit
Bei der Zeitarbeit, rechtlich Arbeitnehmerüberlassung, bleibt die Arbeitskraft beim Personaldienstleister angestellt und wird dem Betrieb gegen einen Stundensatz überlassen. Das ist der schnellste Weg, eine Lücke zu schließen, und er lässt sich ebenso schnell beenden. Dafür liegt der Stundensatz deutlich über dem Lohn eines eigenen Mitarbeiters, und die Überlassung ist gesetzlich zeitlich begrenzt.
Zeitarbeit ist ein Werkzeug für Auftragsspitzen, Krankheitsvertretungen und Übergänge. Als Dauerlösung für Stammarbeitsplätze wird sie teuer. Wer einen überlassenen Mitarbeiter fest übernehmen möchte, sollte die Ablöseregelung im Vertrag kennen.
8. Agentur für Arbeit
Der Arbeitgeber-Service der Bundesagentur für Arbeit nimmt Stellen kostenfrei auf, schlägt Bewerber vor und berät zu Fördermöglichkeiten, etwa Zuschüssen bei der Einstellung oder Qualifizierung. Der Weg passt vor allem für Helfertätigkeiten, Quereinsteiger und Stellen, bei denen Einarbeitung wichtiger ist als ein fertiges Profil. Weil er nichts kostet, gehört die Meldung der Stelle fast immer dazu.
9. Ausbildung, Schulen und Hochschulen
Wer ausbildet, beschafft Personal mit drei Jahren Vorlauf – dafür planbar und passend zum eigenen Betrieb. Schulkooperationen, Praktika, Ferienjobs und Werkstudentenstellen sind die Zubringer. Dieser Weg löst keine Lücke im nächsten Quartal. Er entscheidet aber darüber, wie groß die Lücken in fünf Jahren sind.
10. Fachkräfte aus dem Ausland
In Engpassberufen reicht der regionale Markt manchmal nicht. Innerhalb der EU ist die Einstellung rechtlich unkompliziert; bei Fachkräften aus Drittstaaten kommen Visum und die Anerkennung des Berufsabschlusses hinzu. Der Aufwand für Sprache, Wohnung und Einarbeitung ist real und sollte vorab eingeplant werden. Betriebe, die ihn einmal organisiert haben, erschließen sich damit einen Markt, den der Wettbewerb in der Region oft nicht nutzt.
Welcher Weg passt zu welcher Stelle?
Vier Fragen führen fast immer zur richtigen Wahl:
- Wie oft besetzen Sie diese Rolle? Einmal in fünf Jahren spricht für Vermittlung oder Headhunter. Mehrmals im Jahr spricht für einen eigenen Kanal.
- Wie schnell muss es gehen? Tage: Zeitarbeit. Wochen: Personalvermittlung oder ein laufendes Recruiting-System. Monate: Ausbildung, Ausland, Headhunter.
- Sucht Ihre Zielgruppe aktiv? Wenn ja, reichen Karriereseite und Jobbörse oft aus. Wenn nein, brauchen Sie aktive Ansprache – über Social Recruiting, Vermittler oder Sourcing.
- Wie viel Zeit haben Sie selbst? Wer Bewerbern nicht innerhalb von zwei Tagen antworten kann, verliert sie auf jedem Weg. Dann ist ein Dienstleister, der vorqualifiziert, mehr wert als jede zusätzliche Anzeige.
Als Faustregel: Empfehlungen, eine gute Karriereseite und die Meldung bei der Agentur für Arbeit bilden die Basis. Darauf setzt der Weg auf, der zur Häufigkeit des Bedarfs passt.
Was kostet das im Vergleich? Eine Beispielrechnung
Die Rechnung arbeitet mit offen genannten Annahmen, nicht mit Marktdaten Ihres Betriebs.
- Annahme: eine Fachkraftstelle mit 36.000 Euro Bruttojahresgehalt.
- Personalvermittlung: Bei 25 Prozent Honorar kostet eine Einstellung 9.000 Euro. Bei einer Stelle im Jahr ist das gut kalkulierbar und ohne eigenes Risiko, denn gezahlt wird nur bei Erfolg.
- Fünf gleiche Stellen im Jahr: Über Vermittlung wären es 45.000 Euro. Ab dieser Größenordnung lohnt der Vergleich mit einem eigenen Recruiting-System, dessen Kosten sich auf alle Einstellungen verteilen.
- Nichts tun: Auch die unbesetzte Stelle kostet – in Überstunden, abgelehnten Aufträgen und Zeitarbeit. Diese Zahl gehört in jeden Vergleich.
Vergleichen Sie deshalb nicht Honorare miteinander, sondern die Kosten pro Einstellung über ein ganzes Jahr.
Mythos: „Ein Weg reicht“
Viele Betriebe schwören auf genau einen Weg – nur Empfehlungen, nur die Jobbörse, nur den einen Vermittler. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert: Der Vermittler hat gerade niemanden, die Jobbörse liefert unpassende Bewerbungen, das Netzwerk ist abgefragt. Betriebe, die Stellen verlässlich besetzen, kombinieren. Wie sich daraus ein planbarer Ablauf bauen lässt, beschreibt unser Ratgeber Mitarbeiter finden.
Häufige Fragen zur Personalbeschaffung
Was ist der Unterschied zwischen interner und externer Personalbeschaffung?
Intern wird eine Stelle mit vorhandenen Mitarbeitern besetzt, etwa durch Versetzung oder Weiterbildung. Extern kommt die neue Kraft vom Arbeitsmarkt – über eigene Kanäle wie Karriereseite und Anzeigen oder über Dienstleister wie Personalvermittlung, Headhunter und Zeitarbeit.
Was ist der Unterschied zwischen Personalvermittlung und Zeitarbeit?
Bei der Personalvermittlung wird der Mitarbeiter direkt beim Betrieb fest angestellt, der Vermittler erhält einmalig ein Honorar. Bei der Zeitarbeit bleibt der Mitarbeiter beim Personaldienstleister angestellt und wird dem Betrieb für eine begrenzte Zeit gegen einen Stundensatz überlassen.
Was kostet eine Personalvermittlung?
Üblich ist ein Erfolgshonorar von etwa 20 bis 30 Prozent des ersten Bruttojahresgehalts, fällig bei Vertragsabschluss. Für Kandidaten ist die Vermittlung in der Regel kostenlos.
Wann lohnt sich eine Recruiting Agentur?
Wenn Sie regelmäßig dieselben Rollen besetzen und intern niemand Zeit für Recruiting hat. Welche Modelle es gibt und wie sie abrechnen, erklärt unser Leitfaden zur Recruiting Agentur.
Welcher Weg der Personalbeschaffung ist der günstigste?
Empfehlungen und die Agentur für Arbeit kosten am wenigsten, lassen sich aber kaum steuern. Günstig im eigentlichen Sinn ist der Weg mit den niedrigsten Kosten pro Einstellung – und der hängt davon ab, wie oft Sie die Stelle besetzen.
Welche Methoden der Personalbeschaffung eignen sich für kleine Betriebe?
Empfehlungsprogramm, eine klare Karriereseite, die kostenfreie Stellenmeldung bei der Agentur für Arbeit und für dringende Einzelstellen eine Personalvermittlung. Ab mehreren Einstellungen pro Jahr lohnt ein eigener Bewerberkanal.
Fazit
Personalbeschaffung ist keine Glaubensfrage zwischen Vermittler, Jobbörse und Social Media. Jeder der zehn Wege löst ein bestimmtes Problem gut und ein anderes schlecht. Wer weiß, wie oft, wie schnell und für welche Zielgruppe er sucht, wählt richtig – und kombiniert.
Wenn Sie wissen möchten, welche Kombination zu Ihren offenen Stellen passt, sehen wir uns das im kostenfreien Erstgespräch gemeinsam an. Wir sagen Ihnen auch, wenn ein anderer Weg als unserer der bessere ist.
Hinweis: 30-sek-bewerbung.de ist ein Angebot der GOESMANN DIGITAL CONSULTING GmbH.
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Im kostenfreien Erstgespräch zeigen wir Ihnen, wo Sie heute stehen und welcher Schritt zuerst zählt.